Aanstelling syndicus

Hoe stel ik een (nieuwe) syndicus aan?

Heb je via ons platform een aantal offertes ontvangen? Schitterend! Echter, als men als VME een syndicus wil aanstellen of vervangen moet dat volgens de juiste procedures gebeuren. De aanstelling syndicus zal normaal gesproken verlopen via de Algemene Vergadering, het hoogste beslissingsorgaan binnen de Vereniging van Mede-eigenaars.

De normale procedure: de Algemene Vergadering

Allereerst moet een (Buitengewone) Algemene Vergadering bij elkaar worden geroepen door de huidige Syndicus. Indien meerdere eigenaars (samen minstens 20% van de aandelen) die vraag officieel stellen aan de Syndicus dan is die verplicht daarop in te gaan. Maar je kan natuurlijk ook gewoon wachten op de jaarlijkse vergadering. Om de benoeming syndicus in gang te zetten, zijn de volgende stappen noodzakelijk en gewenst:

• Het agendapunt: “Aanstelling Syndicus” moet op de dagorde van die AV worden geplaatst.
• • Iedere mede-eigenaar kan dit vragen, maar de vraagstelling moet op zijn minst gebeuren voor het versturen van de uitnodiging voor de BAV. Wil je het agendapunt op de gewone AV behandelen? Zorg dan dat je je verzoek tijdig verstuurd: minstens 3 weken voor de veertiendaagse periode van de AV.
  • Om discussie te voorkomen kan het agendapunt best niet té specifiek worden beschreven: door bijv. meteen de naam van de kandidaat-syndicus in de uitnodiging te zetten is er weinig bewegingsruimte tijdens de AV zelf om toch nog een andere te kiezen.
  • Om alle mede-eigenaars de kans te geven zich degelijk voor te bereiden worden de offertes van de verschillende kandidaat-syndici best meegestuurd met de uitnodiging.
• De Algemene Vergadering moet rechtsgeldig zijn: er moeten dus voldoende mede-eigenaars aanwezig zijn of een volmacht hebben gegeven. Is dat niet het geval dan moet na twee weken een tweede AV worden georganiseerd (die altijd geldig is, ongeacht het aantal aanwezigen).
• De mede-eigenaars moeten akkoord zijn over wie de nieuwe Syndicus zal worden. Daarbij moet in de stemming minimaal méér dan de helft (50% + 1) zijn akkoord geven. Er moet ook beslist worden wie het contract met de (nieuwe) Syndicus zal ondertekenen in naam van de VME.
• Het verslag van de AV moet worden getekend door de nog aanwezige mede-eigenaars en vervolgens, samen met het contract, aan de nieuwe Syndicus worden bezorgd die verder het nodige kan doen.

Het doorlopen van de hele procedure zal dus minimaal 2 weken tot maximaal 2 maanden in beslag nemen. Eens de nieuwe Syndicus dit verslag in handen heeft begint het overdrachtsproces echt (zie onderaan deze pagina).

Alternatieve procedures: door de mede-eigenaars of de vrederechter

In uitzonderlijke situaties kan het gebeuren dat er geen syndicus meer is of dat deze – ondanks dat die daarom werd verzocht – geen AV bij elkaar roept binnen de wettelijke termijn van 30 dagen. In dat geval voorziet de wet in 3 alternatieven tot de aanstelling syndicus;

1. De syndicus geeft geen gevolg aan het verzoek tot (B)AV. In deze situatie kan één van de mede-eigenaars die het verzoek om de AV te organiseren mee heeft ondertekend zelf de algemene vergadering bijeenroepen.
2. Er is geen syndicus (meer). Dan kan de raad van mede-eigendom of, bij gebreke daarvan, de voorzitter van de laatste algemene vergadering of, bij gebreke daarvan, één of meer mede-eigenaars met minstens 20% van de aandelen zélf een AV bij elkaar roepen.
3. De vrederechter kan, als laatste strohalm, ook steeds een nieuwe syndicus aanstellen.

Uitzondering: de eerste syndicus

Wanneer de VME net is ontstaan, bijvoorbeeld bij een nieuwbouw, dan heeft er nog geen Algemene Vergadering plaatsgevonden. Om te voorkomen dat beroep moet worden gedaan op de alternatieve procedures hierboven kan de eerste syndicus worden benoemd in het Reglement van Interne Orde. Concreet wil dit betekenen dat de opsteller van de basisakte, de bouwheer of promotor, kan kiezen wie de eerste syndicus is.

De opdracht van deze syndicus neemt automatisch een einde bij de eerste Algemene Vergadering (er is dus geen sprake van een stilzwijgende verlenging). Op dat moment kunnen de mede-eigenaars vrij beslissen wie ze als volgende syndicus willen. Ze mogen daarbij zonder problemen beslissen om toch verder te gaan met de eerste syndicus, of kunnen kiezen voor een andere.

Na de beslissing

1. Het dossier zal worden overgedragen van de oude naar de nieuwe syndicus (wettelijk gezien binnen de 30 dagen);
2. Meestal ontvangen alle mede-eigenaars een welkomst-schrijven met daarin alle relevante gegevens én een infofiche die men ondertekend dient terug te bezorgen zodat de nieuwe syndicus zeker over de juiste contactgegevens beschikt van iedere mede-eigenaar;
3. De syndicus zal alle leveranciers aanschrijven om hen op de hoogte te brengen van de verandering en het nieuwe facturatieadres. In principe worden de contracten met leveranciers gewoon verder gezet;
4. De laatst goedgekeurde balans zal worden ingelezen zodat de nieuwe syndicus daarop verder kan worden.
5. Afhankelijk van zijn werkwijze zal de nieuwe syndicus de bestaande bankrekeningen, op naam van de VME, overnemen en verderzetten of deze afsluiten en nieuwe bankrekeningen geopend (steeds op naam van de VME!);
6. De verzekeringspolissen kunnen worden overgedragen naar de makelaar naar keuze van de syndicus (de maatschappijen blijven ongewijzigd tenzij de AV daar anders over heeft beslist);
7. De stand van zaken van lopende schadegevallen en eventuele juridische procedures worden opgevraagd en in kaart gebracht;
8. Indien nodig zal, één à twee maanden na de opstart van het dossier een BAV worden georganiseerd om lopende punten op orde te stellen en de nodige beslissingen te nemen.

Aangezien de opstart of overname van een dossier een aanzienlijke tijdsinvestering vraagt beginnen veel syndici met een contractperiode van 2 jaar. Na verloop van die eerste periode zal er altijd een (officiële) evaluatie plaatsvinden en wordt veelal gevraagd in de AV het contract te verlengen, telkens met een periode van maximaal 3 jaar. Het is dan uiteraard aan de mede-eigenaars om op de AV te beslissen hoe ze de toekomst zien.