Goed syndicus beheer

Nieuw of vervanging naar goed syndicus beheer:

Waar moet je op letten?

Een nieuwe syndicus kiezen of je huidige syndicus vervangen is vaak een moeilijk traject. Het spreekt voor zich dat de prijs ongetwijfeld een belangrijk aspect is (bekijk zeker ook ons artikel “hoeveel kost een syndicus?“), alhoewel het onverstandig is om enkel daarop te vergelijken. Goed syndicus beheer draait namelijk om meer. 

Om je op weg te helpen hebben we een aantal aandachtspunten voor jou bij elkaar verzameld waarmee je diverse syndici kan beoordelen op niet-financiële punten, waar je op kan letten bij nieuw of vervanging syndicus. 

• De grootte van het kantoor. Syndici vindt je in alle soorten en maten: van enkele gebouwen als bijberoep tot meer dan duizend gebouwen bij de marktleider. Het is als VME belangrijk om te bepalen welke kantooromvang voor jullie het beste werkt. Je kan bijvoorbeeld specifiek kiezen voor een syndicus kleine gebouwen. 
• Vraag gerust naar referenties. Op die manier kan je bij één van de andere actieve klanten horen hoe zij deze syndicus ervaren. Vervanging syndicus is een grote stap, dus je kan er maar beter zeker van zijn dat de nieuwe syndicus goed syndicus beheer voert. 
• De afstand tussen het kantoor en het gebouw kan een bepalende factor zijn in enerzijds de verplaatsingskosten en de frequentie dat de syndicus aanwezig is in het gebouw.
• Een kantoor met sterke lokale verankering kent vaak veel leveranciers (schoonmaakploegen, klusjesdienst, slotenmaker,…) uit de omgeving waardoor zij snel kunnen tussenkomen. Anderzijds kunnen nationale spelers uiteraard ook schaalvoordelen en raamcontracten als voordeel hebben.
• Informeer naar de procedures voor noodgevallen. Sommige syndici werken met een afzonderlijk (betalend) noodnummer, anderen met GSM-nummers van wacht. Maak duidelijke afspraken over wat wordt aangemerkt als noodgeval. Maar opgelet: een syndicus is géén hulpdienst!
• Hoe bereikbaar is het kantoor. Om de productiviteit te waarborgen kiezen sommige beheerders ervoor om bijvoorbeeld enkel in de voor- of namiddag telefonisch bereikbaar te zijn of zijn er speciale regimes van toepassing tijdens de (school)vakanties. Andere kantoren zijn misschien fysiek moeilijker te bereiken door hun minder centrale ligging.
• De kantoorsoftware kan in sommige gevallen bepalend zijn voor de werking van een syndicus. Ben je een bepaalde vorm van afrekening of webplatform gewend bij de huidige syndicus, dan kan dat er helemaal anders gaan uitzien als de volgende syndicus van een ander softwarepakket gebruik maakt.
• De taak van de Raad van Mede-eigendom is toezicht uitoefenen op de werking van de syndicus. Informeer dus zeker hoe de kandidaat-syndicus de samenwerking met de Raad en de rekeningcommissaris in de praktijk ziet. Voorbeeldvragen kunnen zijn;
  • Wanneer kunnen we de afrekening verwachten?
  • Hoeveel vergaderingen met de Raad zijn voorzien?
  • Waar gaan de vergaderingen door? Ter plaatse of op het kantoor van de syndicus?
• Breng de talenkennis in het kantoor in kaart. Vooral voor de VMEs in het Brusselse of in de faciliteitengemeenten kan dit belangrijk zijn. Hier heeft iedere mede-eigenaar immers het recht om de vertaling naar de andere landstaal te vragen. Maak ook duidelijke afspraken over de kosten die daaraan verbonden zijn.
• In functie van de grootte van het gebouw (en dus het aantal mede-eigenaars) heeft de syndicus misschien een vergaderzaal ter beschikking die gebruikt kan worden voor (Algemene) Vergaderingen of heeft de syndicus goede contacten waar deze kan doorgaan.
• Er is al jaar en dag een digitalisatietrend aan de gang, dat is ook het geval voor de syndicussen. Het kan de moeite lonen om te bespreken hoe gedigitaliseerd men te werk gaat. Het kan voor sommige mede-eigenaars bijvoorbeeld een obstakel vormen als communicatie voornamelijk digitaal verloopt.
• Om een goed beheer te moeten voeren moet een syndicus van heel wat markten thuis zijn. Bekijk dus zeker, in functie van de noden van jouw VME wat voor technische, juridische & boekhoudkundige expertise er aanwezig is in het kantoor. Bij een advocaat-syndicus kan je uiteraard heel wat juridische kennis verwachten en is het dus misschien de moeite om te informeren over de aanwezigheid van technische kennis.
• Heb je graag een vaste contactpersoon om jouw dossier op te volgen bespreek dan zeker hoe dat in zijn werk gaat bij afwezigheid of vertrek uit het kantoor om de onderbreking in het beheer zo maximaal te beperken.
• Bespreek met welke verzekeringsmakelaar(s), bank(en) en notaris(sen) de syndicus werkt. Om een efficient beheer te voeren zal een syndicus vaak al zijn gebouwen gecentraliseerd onder brengen.