Takenpakket syndicus

Waarom een professionele syndicus?

De Vlaamse Bouwmeester Leo Van Broeck zegt: “Delen is de boodschap en maakt luxe bereikbaar: appartementsgebouwen in de stad met een tuin op het dak, gedeelde hobbyruimtes en een gemeenschappelijk zwembad,….”. Doordat we echter steeds dichter bij (of op) elkaar gaan wonen is het samenleven in een appartementsgebouw er de afgelopen decennia niet gemakkelijker op geworden. Werkzaamheden aan lift, dak en gevel, een waterlek bij de bovenburen, wanbetalers, complexe verdeelsleutels, een nieuwe brandverzekering, evoluerende en complexe wetgeving,…. Het zijn allemaal zaken die wel eens voor wrevel zorgen tussen mede-eigenaars.

Een goede Syndicus is dan ook van essentieel belang om te zorgen voor een harmonieus samenspel. Het leven in een appartementsgebouw is immers des te aangenamer indien je op een constructieve manier kan samenwerken met je buren. Tot slot vormen jullie samen “de verenging van mede-eigenaars” .

Het takenpakket syndicus

Voor velen is het onduidelijk wat die Syndicus nu precies doet. Een terechte vraag, maar één die niet eenvoudig kort en bondig te beantwoorden valt. Het takenpakket is immers zéér breed. Bovendien gebeurt het merendeel van de taken achter de schermen. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken en betalen van facturen, opvolgen van schadegevallen, voorbereiden van de afrekening, telleropnames, de Algemene Vergadering, voorbereiden en opvolgen van werkzaamheden, enz..

Het is belangrijk om te weten dat de Syndicus de vertegenwoordiger is van de mede-eigenaars, dat wil zeggen dat hij de beslissingen die werden genomen door de Algemene Vergadering in de praktijk omzet. Dat kan bijvoorbeeld het ondertekenen van de uitgekozen offerte zijn of het aansturen van de schoonmaakploeg zijn. In spoedeisende situaties heeft de Syndicus bovendien een zekere autonomie om beslissingen te nemen, het vervangen van de voordeur na een inbraak kan immers niet uitgesteld worden tot de AV bij elkaar is gekomen.

De Syndicus is echter géén conciërge, noch politieagent of rechter. In heel wat situaties zijn de handen van de Syndicus dan ook gebonden. Het bekendste voorbeeld is lawaaihinder: behalve een mededeling in de gang hangen kan de Syndicus hier helaas bitter weinig aan doen. Dit is een typisch probleem dat buren onderling moeten oplossen.

Een exacte lijst geven over wat de Syndicus allemaal doet, en wat niet, is uiteraard niet mogelijk, daarom houden we het bij een bloemlezing;

• Het ontvangen, scannen, controleren, toewijzen, verdelen én betalen van facturen;
• Het opmaken van de afrekeningen en de balans, ze laten controleren door de rekeningcommissaris en vervolgens aan de mede-eigenaars bezorgen.
• Zorgen dat er voldoende geld staat op de rekening door tijdig provisies op te vragen en indien nodig mede-eigenaars aan te manen;
• Een korte- én langetermijn budget opmaken zodat mede-eigenaars weten waaraan ze zich kunnen verwachten de komende jaren.
• Het voorbereiden, leiden en notuleren van de (beslissingen van) Algemene Vergadering. Daarbij komt uiteraard ook het verzamelen van agendapunten, versturen van de uitnodigingen, bijhouden van de beslissingen en nadien het verslag opsturen naar de mede-eigenaars;
• De vragen van mede-eigenaars en bewoners beantwoorden via e-mail, telefoon en in persoon. Die vragen zijn uiteenlopend: gaande van de afrekeningen, tot schadegevallen, een defect aan de lift,….
• Het aansturen van leveranciers en opvolging van werkzaamheden. Zowel grote als kleine (bijv. controleren of het onderhoud van de brandblussers werd uitgevoerd).
• Controleren dat alle periodieke leveringen en keuringen werden uitgevoerd. Denk daarbij aan: de garagepoort, brandcentrale, brandblussers, liftonderhoud en -keuring, brandverzekering, legen van septische putten, keuring stookolietank, bestellen stookolie, onderhoud chauffage en schouw, onderhoud en bijbestellen waterverzachter(tabletten), enz.
• Het opvragen van offertes voor grote(re) werkzaamheden, aannemers begeleiden bij een bezoek ter plaatse, offertes vergelijken een advies uitbrengen aan de mede-eigenaars;
  Na goedkeuring door de AV het startsein en de opvolging van de werkzaamheden verzorgen (i.s.m. aangestelde technische experts) en de oplevering ervan beoordelen (al dan niet na organisatie en goedkeuring door een extra Algemene Vergadering).
• Vergaderingen met de Raad beleggen, bijwonen en begeleiden;
• Communiceren met Raadsleden op zeer frequente basis en met alle mede-eigenaars op regelmatige basis om hen op de hoogte te houden van lopende zaken;
• Het opvolgen van gerechtsprocedures en indien nodig een (B)AV organiseren om de mede-eigenaars te vragen hoe ze verder willen beslissen.
• Het openen bij de verzekeringen en in kaart brengen van schadegevallen en de impact op het gebouw en mede-eigenaars;
• Het organiseren van plaatsbezoeken met de verzekering en haar experts voor de opvolging en afhandeling van schadegevallen.
• De mede-eigenaars bijstaan bij de oplevering van de gemeenschappelijke delen van het gebouw, zodat nadien ook de privatieve gedeelten kunnen worden opgeleverd
• Het bezorgen van de nodige inlichtingen aan verkopers en hun notaris(sen) bij de verkoop van een privatief gedeelte (appartement, winkel,…)
• Zorgen voor de (na)levering van sleutels, toegangsbadges, afstandsbedieningen, enz.
• Beheren van het sluitplan en het Post Interventie Dossier (P.I.D.) van de gemeenschappelijke delen.

Ondanks het ontzettend ruime takenpakket zijn er toch ook een aantal taken die buiten het pakket vallen.

De Syndicus is een beheerder en zal zich dus bezighouden met de organisatie & coördinatie. De syndicus is daarbij vaak ook afhankelijk van anderen  en hun beschikbaarheid. Ondanks deze brede basiskennis kunnen zij onmogelijk boekhouder, bankier, advocaat en bouwkundig ingenieur tegelijkertijd zijn. Syndici hebben dus niet op elke vraag een pasklaar antwoord. Gelukkig kunnen zij rekenen op een uitgebreid netwerk van vertrouwelingen en experts ter zake die ons die antwoorden wel kunnen bezorgen. Al vraagt dat soms enige tijd.

In noodgevallen moeten altijd eerst de hulpdiensten worden gebeld (politie, ambulance, brandweer,…) en pas nadien de Syndicus (en alleen als de situatie dat vereist). Heel vaak kunnen zij immers ook weinig doen. Syndici zijn dus alles behalve een vervanging van de hulpdiensten. Indien nodig kan je uiteraard wel hen gegevens aan de hulpdiensten bezorgen. Bij (geluids)overlast in de omgeving of door één van de medebewoners kan de Syndicus weinig doen. Het is belangrijk om als bewoners een constructieve dialoog aan te knopen en te zoeken naar een oplossing: dat vraagt meestal van alle partijen wat water bij de wijn.

Bij vragen of discussie tussen huurder en verhuurder kan de Syndicus zelden of nooit tussenkomen, zelfs niet als die over de afrekening gaat. De afspraken met de (ver)huurder maken immers deel uit van het huurcontract, waar zij geen toegang toe hebben.

Storingen van nutsvoorzieningen (telefoon, internet, elektriciteit,…) die enkel in één appartement voorkomen ofwel de hele straat impacteren liggen buiten de macht/bevoegdheid.